Équipe des IRSC sur la fragilité et le vieillissement  
              

PR #5: Des Outils de cheminements cliniques pour le suivi dans la communauté de personnes âgées en perte d’autonomie présentant certains indices de fragilité

CHERCHEUR PRINCIPAL : N Dubuc, M Tousignant, L Mathieu.
COCHERCHEURS : Y Couturier, D Morin, A Tourigny, L Bonin.

OBJECTIFS : L’objectif principal de cette étude est de développer, d’implanter et d’évaluer des outils de cheminements cliniques (OCC) informatisés pour les personnes âgées en perte d’autonomie présentant certains indices de fragilité et suivies par les équipes interdisciplinaires à l’échelle des réseaux locaux de services. Les quatre objectifs spécifiques qui seront réalisés sur une période de 5 ans, sont: 1) Développer pour ces personnes âgées, les OCC appropriés pour chaque profil d’autonomie incluant des indices de fragilité; 2) Participer à l’intégration des OCC à la solution informatique RSIPA actuellement en phase d’implantation dans certaines régions du Québec; 3) Soutenir l’implantation des OCC informatisés dans un CSSS et évaluer le degré de mise en œuvre et le processus d’implantation des OCC informatisés; 4) Évaluer les résultats de l’utilisation des OCC informatisés dans ce CSSS auprès des intervenants cliniques, des administrateurs et des organisations.

MÉTHODES : Le premier objectif concerne le développement du contenu des OCC. Ce développement s’appuiera sur les données probantes de la recension des écrits, mais fera également intervenir l’expertise des cliniciens, intervenants et gestionnaires concernés par le soutien à domicile au Québec.

Ils seront développés selon plusieurs étapes soit : 1. la préparation du matériel nécessaire à leur développement qui est constitué de six types d’informations : 1) les caractéristiques attendues des OCC, 2) les pratiques courantes effectuées sur une base régionale : à cette fin, les données seront tirées de la base de données « Système d’Information Clientèle » (SIC) qui s’appuie sur le cadre normatif du CLSC et des audits de dossiers des années antérieures. Cent vingt dossiers cliniques (30 par catégorie de profil Iso-SMAF) de personnes âgées fragiles recevant des services de SAD de la Montérégie , seront révisés. La revue des dossiers sera effectuée à l’aide d’une grille d’évaluation des dossiers développée et validée dans le cadre d’une étude antérieure. Ces informations permettront de documenter la pratique courante et de construire des situations cliniques hypothétiques qui seront représentées sous forme de vignettes. 3) des vignettes cliniques illustrant de manière standardisée les différentes conditions cliniques fréquemment vécues par les personnes âgées utilisant les services de SAD (situations de fragilité incluant les profils d’autonomie Iso-SMAF) : les vignettes illustreront de manière standardisée les différentes situations cliniques rencontrées dans les services de SAD. Elles incorporeront des données telles que: les caractéristiques descriptives (âge, sexe, condition économique, état de santé, facteurs de risques - dépression, chutes, malnutrition), le profil d’autonomie fonctionnelle (troubles cognitifs ou de mobilité, lourdeur), les habitudes de vie, la situation psychosociale (isolement, désengagement social) et les conditions sur l’environnement physique. 4) les meilleures évidences scientifiques basées sur des données probantes : par de la recension des écrits et de la documentation provenant d’associations professionnelles et des CSSS du Québec. 5) les préférences en termes de soins et services des personnes âgées et de leurs proches aidants : à l’aide d’entrevues qualitatives réalisées auprès d’environ 30 personnes à partir d’une technique d’échantillonnage raisonnée pour représenter la variété des profils d’autonomie Iso-SMAF. Les personnes seront sélectionnées parmi les 120 dossiers déjà révisés et finalement 6) des exemples d’OCC utilisés pour d’autres situations : disponibles dans la recension des écrits et d’autres présentement utilisés dans certaines régions du Québec seront présentés.

2. la détermination des pratiques optimales à partir du jugement collectif d’un groupe de travail interdisciplinaire : un groupe de travail interdisciplinaire provincial (GTIP) sera formé d’environ 12 à 15 membres. Il sera composé majoritairement des cliniciens, chercheurs, experts oeuvrant dans des services de SAD et des unités spécialisées (URFI, UCDG) ainsi que des services d’urgence des milieux de soins de courte durée provenant de plusieurs régions du Québec et représentant les milieux rural, urbain et métropolitain. Une fois sélectionnés, les experts recevront une chemise de travail comprenant toute l’information nécessaire à la construction des OCC. Notons qu’un assistant de recherche sera présent aux rencontres afin de documenter le processus de conception des OCC qui sera par la suite utile pour le développement d’OCC pour d’autres clientèles.

3. la validation à l’aide d’un groupe d’experts (n= 60) par la méthode Delphi suivant la technique Rand/UCLA  : afin de s’assurer de leur acceptabilité, les OCC développés seront soumis à environ 60 experts du Québec provenant de différents territoires et représentant les milieux rural, urbain et métropolitain. Les experts seront des cliniciens, gestionnaires, médecins, intervenants (infirmières, physiothérapeutes, ergothérapeutes, nutritionniste, travailleurs sociaux, auxiliaires familiales) qui ont une expertise ou qui travaillent auprès des personnes âgées en perte d’autonomie vivant dans la communauté et qui démontrent un intérêt pour cette étude. Un document explicatif incluant de l’information sur les objectifs du projet, la tâche attendue, la durée estimée du travail demandé et l’utilisation des résultats de cette consultation, sera envoyé par courrier au personne ayant manifestée leur intention de participer. Plusieurs étapes de consultation seront nécessaires et une lettre explicative accompagnera le questionnaire à chaque étape. Les experts auront trois semaines pour répondre et retourner le questionnaire. En utilisant cette méthode, deux ou trois rondes de consultation sont généralement suffisante.

Le deuxième objectif vise l’intégration des OCC dans la solution informatique RSIPA (projet d’informatisation des réseaux de services intégrés aux personnes âgées actuellement en phase d’implantation dans certaines régions du Québec) et implique la méthodologie des systèmes souples (MSS). Lorsqu’ils seront complétés, les OCC validés seront informatisés et intégrés à l’intérieur de la solution RSIPA. Des membres de l’équipe de recherche participeront alors aux rencontres du groupe de travail ministériel du projet d’informatisation RSIPA afin de s’assurer que les OCC, une fois intégrés à la solution RSIPA pourront soutenir de manière conviviale les équipes interdisciplinaires des CSSS à l’échelle locale dans leur pratique quotidienne, tout en facilitant l’accès aux gestionnaires à des données utiles aux décisions d’organisation du travail, de planification et d’évaluation continue de la qualité des services. Afin de documenter dans quelle mesure les diverses étapes de la méthodologie des systèmes souples (MSS) seront franchies au cours de l’intégration des OCC informatisés à la solution RSIPA, un suivi sera effectué par un assistant de recherche sous forme d’observations et d’analyses qualitatives des réunions des comités .

Le troisième objectif s’intéresse à l’implantation des OCC informatisés et nous nous référerons alors au modèle de Swanson (1988) incluant neuf facteurs-clés pour le succès de l’implantation d’un système. Au cours de l’implantation, un processus de suivi des activités sera mis en place. Il inclura l’analyse des comptes rendus des rencontres du groupe de travail, de certaines rencontres de gestionnaires et des autres documents. Des entrevues semi-structurées individuelles, seront effectuées auprès d’environ 30 utilisateurs (intervenants de diverses disciplines, gestionnaires, partenaires) des OCC. Le recrutement cessera lorsque la saturation des données sera atteinte. Par expérience, nous évaluons ce nombre entre 25 et 30 participants. Lors de ces rencontres, d’une durée de 60 minutes, nous documenterons les facteurs favorisant et les facteurs contraignant de l’utilisation des OCC. Les participants seront choisis selon le volume d’utilisation des OCC de manière à pouvoir mieux distinguer les facteurs associés à une faible ou plus grande utilisation des OCC. Le contenu de ces rencontres sera enregistré sur cassettes audio et transcrit pour l’analyse.

Le quatrième objectif vise à apprécier les résultats liés à l’utilisation du système et utilise le modèle du succès d’un système d’information de DeLone et McLean (2003). Pour documenter l’écart entre le prescrit par les OCC et leur usage par les différents acteurs, des données d’archives de la banque de données SIC-CLSC et de celle des OCC informatisés intégrés dans la solution RSIPA seront extraites à deux moments, soit au début de l’implantation et un an après. Les caractéristiques documentées seront : les activités réalisées, la population rejointe et les ressources impliquées .

Pour évaluer si les rapports entre les acteurs sont modifiés par l’implantation des OCC informatisés, deux groupes de discussions d’environ de 9 à 12 personnes réunissant les divers utilisateurs des OCC informatisés seront effectués. Les rencontres d’une durée de 90 minutes seront enregistrées sur cassettes audio et transcrites pour l’analyse.

Pour identifier les résultats perçus de l’utilisation des OCC informatisés, les données seront extraites d’un questionnaire auto-administré envoyé aux divers utilisateurs des OCC. Ce questionnaire prend environ 20 minutes à remplir.

Afin d’identifier les ajustements à faire pour assurer une meilleure congruence entre les OCC et l’environnement dans lequel ils s’implantent, les données recueillies au cours de l’implantation seront soumises aux membres du groupe de travail interdisciplinaire provincial. Les ajustements pourront être reliés à la clientèle, aux pratiques professionnelles et à l’organisation du réseau de services. Les solutions potentielles ou des recommandations pourront ainsi être formulées afin de raffiner et de spécifier les OCC.

RÉSULTATS VISÉS : Ces nouveaux outils constitués d’informations normalisées favoriseront une approche personnalisée en connaissant mieux chacun des usagers et en coordonnant plus facilement les services dispensés. Ce projet permettra le transfert d’expertise et d’outils ou modules cliniques informatisés supportant une utilisation optimale d’OCC pour d’autres clientèles vulnérables.

DÉLAI D’EXÉCUTION : Oct 2007-sept 2008 : préparation et collecte dans les dossiers médicaux, interrogation banques de données SIC, entrevues avec les aînés fragiles et proches. Oct 2008-sept 2009 : analyse des verbatims et codification, développement des cheminements cliniques (OCC). Oct 2009-sept 2010 : réalisation du Delphi, collecte et analyse des données système d'information (SI), développement du SI, début implantation clinique, entrevues individuelles, entrevues de groupe, collecte des données d’observance aux OCC, rencontre comité travail, 2010-2011 : ajustements et correctifs des OCC finaux, entrevues gestionnaires & intervenants, étude des écarts pour les OCC implantés, analyse des écarts avec experts. Oct 2011-sept 2012 : étude des écarts pour les OCC implantés, analyse des écarts avec experts, fin de la collecte, traitement final des données, analyses des données qualitatives, 2011- mars 2012 : analyse des données quantitatives, rédaction du rapport final.

CADRE INSTITUTIONNEL : Le projet aura lieu au CSSS Jardins-Roussillon.

 

 
 
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Dernière mise à jour - 11 février 2013